Forum À l'asso de Rouen 2025

Afficher Conditions d’inscription au forum des associations « À l'asso de Rouen »

Seules les associations rouennaises, c’est à dire ayant leur siège social à Rouen ou menant des activités sur la ville, peuvent s’inscrire à ce forum. Elles ont la possibilité d’y participer quel que soit leur champ d’intervention, culturel, sportif, social,… dans la seule limite des capacités d’accueil des sites retenus par la ville.

Les associations ayant pour objet des activités cultuelles ou politiques, les associations n’acceptant pas de nouveaux adhérents et les associations ne respectant pas la réglementation propre à leur domaine d’activités ne seront pas acceptées.

Pour s’inscrire, les associations doivent compléter un formulaire en ligne à l’adresse suivante : https://formulaires.demarches.rouen.fr/inscription-asso-rouen-2025/ . Un accusé de réception leur sera envoyé par mail, confirmant la prise en compte de leur demande.

En cas d’impossibilité de renseigner le formulaire en ligne, vous pouvez prendre contact avec le service développement associatif au 02 76 08 89 20.

Les inscriptions sont prises par ordre d’arrivée. Une fois la jauge d’accueil atteinte, une liste d’attente sera constituée. La ville se réserve toutefois la possibilité, en cas de déséquilibre marqué entre les divers secteurs d'activités des associations, de privilégier les secteurs sous représentés.

Les inscriptions se font à titre gratuit. La ville confirme, dans le suivi de leur candidature aux associations, le matériel dont elles disposeront et l'emplacement de leur stand.

Afficher Installation sur le site

Afin d’accueillir le maximum d’associations, tous les stands mis en place par la Ville seront partagés par 2 associations.

La ville assure la logistique générale de la manifestation et met à disposition des associations les stands, tables, chaises, grilles caddies et signalétiques nécessaires. Si l’association le souhaite et après accord de la ville, elle pourra venir avec son propre stand. Les associations gèrent l’installation de leur stand pour ce qui concerne les éventuels affichages, décors, tracts, jeux, … Elles s'interdisent tout affichage à caractère politique ou cultuel.

Elles sont informées par les services municipaux de leur emplacement et se doivent de le respecter comme de veiller à ne pas gêner par leur installation la circulation du public et des secours. Elles ne peuvent changer de stand ni prétendre disposer de matériel ne figurant pas dans le message de confirmation.

Les associations s’obligent à respecter les horaires de montage et démontage de la manifestation. Elles peuvent commencer à s'installer deux heures trente avant le début de l'opération. Leur stand doit être prêt pour l'ouverture à 10h et occupé jusqu’à 18h. Tout stand vide une heure après l’ouverture au public pourra être réattribué à une autre association. Les associations ont l'obligation de libérer totalement leur stand une heure au plus après la fin de la manifestation soit 19h. Elles doivent aussi veiller à ce qu’aucun véhicule ne demeure sur site à moins d'une demi-heure de l'ouverture de l'opération ou n’y entre avant la fin.

Afficher Animations

Les associations sont incitées à animer leur stand par des jeux, des mini expositions, des vidéos, etc… Elles s’interdisent cependant toute animation de nature à gêner les autres associations ou le public, notamment en termes de volume sonore.

Elles sont autorisées à encaisser des adhésions sur leur stand et à y vendre leurs productions ou leurs publications.

Elles peuvent organiser des tombolas, sous réserve d'en informer préalablement la ville, mais ne peuvent solliciter le public ou les autres responsables associatifs hors de leur stand.

Selon les conditions techniques possibles, les associations peuvent être conviées à proposer des animations artistiques, musicales ou chorégraphiées ou encore des démonstrations et initiations sportive.
Elles informent la ville de leurs souhaits d’intervention au moyen du formulaire de candidature précité, et des besoins techniques liés. Celle-ci a la maîtrise de la programmation et s'efforce d'accueillir le maximum d'associations pour ces animations. Les associations s’engagent à respecter les indications figurant dans la fiche sur les conditions d’accueil qui leur sera communiquée en même temps que la programmation et à veiller à respecter les horaires et durée de passage qui leur seront indiqués.

Afficher Communication

Les associations sont destinataires, sous forme papier ou électronique, des documents de communication mis en place par la ville pour promouvoir À l'asso de Rouen. Elles s'efforcent de les diffuser auprès de leurs adhérents et/ou public pour contribuer à faire connaître largement le forum.

Afficher Sécurité du public

Les associations veillent à ce que leur installation et leurs animations n’entraînent pas de risque pour le public comme pour leurs adhérents. Elles s’interdisent, sauf autorisation exceptionnelle de la Ville, l’utilisation de réchauds ou bonbonnes de gaz, de barbecues, de matériaux inflammables, de produits toxiques ou dangereux.

Elles ne peuvent ni faire de cuisine sur place ni mettre en place de buvette sauf autorisation exceptionnelle de la Ville. Elles doivent veiller au respect des règles d’hygiène et de sécurité.

Elles respectent les mesures sanitaires en vigueur.

Afficher Assurances

Les associations participant au forum doivent pouvoir, sur simple demande de la ville, une attestation de leur assurance responsabilité civile.

Elles ne pourront se retourner contre la ville en cas de vol ou de dégradation de leur matériel.

Afficher Annulation de participation

Les associations inscrites au forum et ne pouvant pour quelque raison que ce soit y participer sont invitées à en informer au plus tôt la ville en adressant un mail à rouen.alasso@rouen.fr
L'absence sur son stand sans en avoir informé la Ville pourra remettre en cause, pour l'association concernée, son inscription à l'événement l'année suivante.