To do list de l'organisateur de soirée étudiante

discotheque.jpgVous faites partie d'une association étudiante et vous souhaitez organiser une soirée ? Avez-vous pensé à toutes les démarches obligatoires que vous devez effectuer au préalable ?

La Ville de Rouen vous accompagne en mettant à votre disposition cette "To do list" de l'organisateur de soirée étudiante.

Répondez aux différentes affirmations pour vérifier si vous êtes sur la bonne voie. En cas de réponse négative à l'une d'entre elles, Rouen.fr vous guide et apporte toutes les informations utiles pour bien préparer votre soirée en toute sérénité.

A la fin de ce questionnaire, vous aurez la possibilité de laisser votre mail pour recevoir l'essentiel des numéros d'urgence à connaître en cas de problème pendant votre soirée.

Il est obligatoire pour l’association étudiante qui organise la soirée d’avoir une responsabilité "organisateur" pour les manifestations qu’elle met en place.

Vous devez donc :

  • Vous renseigner auprès de votre assureur ou de votre mutuelle étudiante pour vérifier si les événements de l’association sont couverts et dans quelles conditions.
  • Vous renseigner sur la responsabilité personnelle des dirigeants de l’association.

Je vérifie que mes affiches et invitations ne comportent pas de clichés sexistes, racistes, discriminatoires ou dégradants qui pourraient atteindre la dignité des personnes.

Les propos, injures, diffamation, publics, à caractère discriminatoire sont punis par la loi.

Lors de la sélection du lieu de votre soirée, vous devez absolument vérifier si :

  • La taille du lieu prévu pour la soirée est adaptée au nombre d’invités
  • Les issues de secours sont accessibles
  • D’autres risques sont à proximité du lieu (port, route, échafaudages...)
  • Les activités proposées pendant la soirée ne sont pas risquées (jeux/défis sportifs, ludiques...)

Plusieurs demandes et autorisations sont à formuler le plus tôt possible !

En envoyant un message sur prevention.vienocturne@rouen.fr, j'informe les secours de l’organisation d’une soirée importante afin qu'ils puissent prévoir les effectifs de secours suffisants.

Cette déclaration n’est pas obligatoire mais constitue un acte responsable pour les organisateurs de soirées. Ainsi, les partenaires de la charte de la vie nocturne (Police Nationale, Réseau Actuce, Ville de Rouen...) sont informés et gèrent leurs effectifs d’intervention en conséquence.

Il faudra penser à préciser dans votre mail :

  • Date de l'événement
  • Horaires de début et fin
  • Lieu de la soirée (bar, discothèque..)
  • Nombre de personnes attendues
  • Nom de l’organisateur et son numéro de téléphone

Une fois la jauge atteinte, je poste un message sur mon event pour indiquer qu’il n’y a plus de places disponibles et ainsi éviter les débordements ingérables.

En cas de débordement, l’organisateur en est co-responsable avec le gérant de l’établissement de nuit.

Prévoyez un service de sécurité pour filtrer les entrées, ou à minima avoir reçu des conseils sur l’organisation de la soirée, notamment en cas de manifestation sur l’espace public.

Dans un bar ou discothèque, demandez à vérifier la jauge maximum de personnes, les issues de secours et le nombre d’agents de sécurité.

Selon le type d’évènement que vous organisez (effectif, lieu, activité, proximité des services d’urgence...) un Dispositif Prévisionnel de Secours (DPS) peut être recommandé. Il doit être assuré par une association de sécurité civile agréée (ADPC, UDPS, UMPS76 Croix Rouge, …). Plus d'informations sur le site Internet de la Préfecture.

A minima, mobilisez parmi vos bénévoles des titulaires d’une formation aux premiers secours (PSC1). Prévoyez aussi une boîte à pharmacie pour les petits soins, sans oublier les numéros d’urgence :

  • 15 ou 112 = SAMU
  • 18 = Pompiers
  • 17 = police

Les barmens et organisateurs ont été sensibilisés aux risques liés à la consommation excessive d’alcool

  • Respect des doses standards
  • Possibilité de préparer des boissons en amont : punch, sangria... (facilite le respect des doses d’alcool, gain de temps…)
  • Boissons sans alcool 1h avant la fermeture et retour au calme 30 min avant baisse volume sonore, lumières..)
  • Repérage des personnes alcoolisées
  • Barmens et organisateurs ne boivent pas

Je poste des bénévoles en charge d’inciter

  • Les fumeurs à sortir sans leur verre
  • Les gens dehors à ne pas dépasser les limites de terrasse (l’ivresse sur la voir publique est une infraction)
  • Le public à respecter la tranquillité du voisinage (notamment à la sortie) en évitant toute nuisance sonore et dégradations

Je propose

  • De l’eau accessible gratuitement à tous (point identifié et attractif, hors toilettes)
  • Des collations pour éviter de boire à jeun
  • Des softs et du café toute la soirée, à prix attractif (moins cher que les boissons alcoolisées)

J’ai prévu un espace de prévention et de détente

  • Pour s’informer (Exemple : stands association Boussole)
  • Pour se tester (goodies prévention)
  • Pour se reposer
  • Pour se rassurer

J'ai mis en place des dispositifs de sécurité sont-ils connus de tous et bien visibles

  • Connaissance et affichage des numéros d’urgence
  • Espace prévention
  • Sorties de secours
  • Ethylotest à disposition en sortie
  • Bénévoles "sécurité" et "PSC1" identifiés par teeshirt/logo...
  • En cas de venue de la police ou des secours, je suis visible (badge organisateur) et me rend disponible

J'ai pensé aux modalités de retour des participants ?

  • Encourager les retours groupés avec des "capitaines de soirée" à jeun
  • Covoiturage / SAM / proposition d’éthylotests en sortie de soirée
  • Taxi
  • Mise en place de navette
  • Transports en commun
  • Les Dragons vous ramènent (Les vendredis et samedis de 20h à 5h du matin au 02 35 15 12 07)
  • Retour groupé pour les personnes à pied (éviter les retours solo facteur de vulnérabilité)
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