Délibération 14-1 du Lundi 6 février 2017

VILLE DE ROUEN - CONSEIL MUNICIPAL - SEANCE DU 6 FEVRIER 2017

RAPPORT AU CONSEIL MUNICIPAL

SERVICES MUNICIPAUX

RENOUVELLEMENT D’UNE PLATEFORME DE TELETRANSMISSION

CONVENTION DE GROUPEMENT DE COMMANDES

AUTORISATION

M. Jean-Loup GERVAISE, Adjoint,

présente le rapport suivant:

MESDAMES,

MESSIEURS,

La dématérialisation des procédures administratives constitue un gisement d’amélioration de la qualité et des coûts de gestion du service public.

En 2011, compte tenu des avantages que présente la mutualisation de ce type de services, le Département de la Seine-Maritime, la Région de Haute-Normandie, la Communauté de l’Agglomération Havraise (C.O.D.A.H.), la Communauté de l’agglomération ROUEN-ELBEUF-Austreberthe (C.R.E.A.), la Ville du HAVRE et la Ville de ROUEN ont été parties prenantes à la réalisation d’un projet pour la dématérialisation des actes transmis au contrôle de légalité, ainsi que des flux financiers et sociaux.

Le projet, aujourd’hui opérationnel, a permis de dématérialiser les pièces «papier» telles que les pièces comptables (mandats, titres de recettes, etc.), pièces justificatives (comme des délibérations) et a amélioré les échanges entre les différents acteurs (l’ordonnateur, la préfecture, le comptable du Trésor et la Chambre Régionale des Comptes).

La plateforme mise en place est basée sur la solution logicielle IXBUS de la société SRCI, prestataire retenu suite à la passation des marchés. Elle est hébergée par le Département de la Seine-Maritime. La solution internalisée a été homologuée par le ministère de l’intérieur en 2012 pour le projet « ACTES », et en 2013 par la DGFIP pour le projet « HELIOS ».

La convention de groupement de commandes signée le 23 novembre 2011 pour une durée initiale de cinq ans à compter de sa notification, renouvelable de façon expresse pour une durée identique, est arrivée à échéance et nécessite d’être renouvelée afin de garantir la pérennité du projet.

Elle a pour objet de constituer un nouveau groupement de commandes, qui a pour objet la passation et l’exécution des marchés nécessaires à la mise en place et au fonctionnement de cette plateforme de télétransmission. Ces marchés permettent en outre aux membres du groupement de disposer progressivement, au rythme de leurs besoins, d’un ensemble de services à la carte (parapheur électronique, archivage, etc.).

La plateforme de télétransmission est mise à disposition de l’ensemble des membres du groupement ainsi que des collectivités seinomarines, de leurs groupements et établissements publics.

La convention soumise à votre approbation a pour objet d'arrêter les modalités de fonctionnement du groupement.

Le Département de la Seine-Maritime en est le coordonnateur.

Les membres du groupement de commandes sont les suivants :

- le Département de la Seine-Maritime,

- la Métropole ROUEN Normandie,

- la C.O.D.A.H.,

- la Ville du HAVRE,

- la Ville de ROUEN.

L'exécution financière des marchés et de leurs avenants éventuels relèvera du coordonnateur pour les prestations correspondant à des besoins non individualisables. Ces prestations seront ensuite remboursées par les membres du groupement, selon la clé de répartition suivante :

- Département de la Seine-Maritime à hauteur de 45 %,

- Métropole Rouen Normandie à hauteur de 20 %,

- Communauté de l’Agglomération Havraise à hauteur de 15 %,

- Ville du HAVRE à hauteur de 10 %,

- Ville de ROUEN à hauteur de 10 %.

Compte tenu de l’évaluation des coûts réalisée par le Département de la Seine-Maritime, le montant prévisionnel de dépenses de la Ville pour cette opération, hors prestations individualisables (c'est-à-dire prestations spécifiques à la Ville : formation, achat de certificats électroniques, etc.), s’élèverait à environ 2.000 €H.T./an. La Ville réalise ainsi une économie, car, à défaut de cette mutualisation, elle devrait se porter acquéreur de la solution.

J'ai donc l'honneur, MESDAMES, MESSIEURS, de vous demander de bien vouloir autoriser M. le Maire à signer la convention de groupement de commandes en vue de la création d’une plateforme de télétransmission.

Si les conclusions de ce rapport recueillent votre accord, je vous propose d'adopter la délibération ci-jointe.