Délibération 19-1 du Lundi 3 octobre 2016

VILLE DE ROUEN - CONSEIL MUNICIPAL - SEANCE DU 3 OCTOBRE 2016

RAPPORT AU CONSEIL MUNICIPAL

ARCHIVES MUNICIPALES

CONVENTION DE RENOUVELLEMENT DE DEPOT DES ARCHIVES ANCIENNES

AUTORISATION

M. Guy PESSIOT,

Conseiller municipal délégué,

présente le rapport suivant :

MESDAMES,

MESSIEURS,

Une convention, annexée à la délibération du 2 juillet 2010, présentait les modalités de dépôt des archives anciennes de la Ville de ROUEN au sein des magasins d’archives des Archives départementales de la Seine-Maritime. Ce dépôt, contracté durant 5 ans, avait été reconnu indispensable pour assurer la conservation des documents en l’absence de locaux de conservation réglementaire au sein de la Ville de ROUEN.

En vertu de la loi du 29 avril 1924 et conformément à l’article L.212-12 du Code du Patrimoine, autorisant les communes à déposer leurs archives centenaires aux archives départementales, cette proposition s’est avérée opportune pour envisager également un classement par manque de ressources humaines et matérielles au sein de la Ville de ROUEN pour traiter ce très riche patrimoine. Cette expérience demeure bénéfique depuis 2010 et a permis de poursuivre le classement tout en assurant une communication et une valorisation des fonds.

Malgré la politique de collecte, de classement et de communication développée par le Service Archives et Documentation de la Ville de ROUEN au sein de la Direction des Systèmes d’Information, il convient d’admettre que les magasins d’archives de la Ville de ROUEN demeurent toujours inadaptés pour envisager une rétrocession de ces fonds anciens, aujourd’hui conservés au Pôle Grammont.

Je propose donc le renouvellement de la convention signée le 2 juillet 2010, tout en formulant de nouvelles modalités.

La Ville de ROUEN demeurant propriétaire de ses archives, il est judicieux de préciser qu’un bilan des opérations menées de 2005 à 2010 sera établi et validé conjointement avant le 31 décembre 2016, démontrant ainsi les bénéfices de cette convention.

Pour poursuivre ces engagements et assurer une transparence sur les activités menées par les différents co-contractants, une rencontre annuelle veillera à valider les actions de préservation et de valorisation.

La Ville de ROUEN ne participera pas financièrement aux opérations de conservation curative et/ou préventive.

Enfin, un intérêt particulier sera apporté sur les ressources numériques, à savoir la mise à disposition des archives numérisées par les archives départementales et par extension à la fin de la convention par la Ville de ROUEN, permettant de garantir la pérennité des originaux, tout en assurant une large diffusion de ce patrimoine.

J'ai donc l'honneur, MESDAMES, MESSIEURS, de vous demander de bien vouloir autoriser M. le Maire à signer la convention à intervenir.

Si les conclusions de ce rapport recueillent votre accord, je vous propose d'adopter la délibération ci-jointe.