Délibération 1-9bis du Vendredi 1 octobre 2010

VILLE DE ROUEN - CONSEIL MUNICIPAL - SEANCE DU 1er OCTOBRE 2010

RAPPORT AU CONSEIL MUNICIPAL

POLE CULTUREL GRAMMONT

CONVENTION DE GESTION

AUTORISATION

M. Yvon ROBERT, Adjoint,

présente le rapport suivant :

MESDAMES,

MESSIEURS,

Le pôle culturel Grammont, implanté sur les parcelles cadastrées section MT 222 et 225 pour 3.664 m², développe 10.900 m² de Surface Hors Oeuvre Nette (S.H.O.N.) répartis sur six niveaux, dont un niveau de sous-sol.

Pour mémoire, ce bâtiment se compose essentiellement des locaux dédiés à l'accueil d'une partie des archives départementales, d'un espace bibliothèque et d'espaces d'usage commun à ces deux équipements (halls, circulations, locaux techniques,etc.) ; il comporte également un auditorium d'une capacité de 100 personnes, ainsi qu'une salle d'exposition.

Par délibération en date du 15 mai 2009, vous avez approuvé la cession du bâtiment pôle culturel Grammont au Département de la Seine‑Maritime, dans le cadre d'une division en volumes, la Ville de ROUEN n'ayant vocation à conserver que la propriété des lots de volumes destinés à accueillir la bibliothèque de quartier Simone de Beauvoir.

En application de cette délibération, une Vente en l'Etat Futur d'Achèvement (V.E.F.A.) a été conclue, le 7 juillet 2009, au profit du Département.

Aux termes de cette vente, les espaces relevant du pôle culturel Grammont sont répartis comme suit :

- locaux appartenant à la Ville de ROUEN : 1.363,8 m² (bibliothèque Simone de Beauvoir),

- locaux appartenant au Département de la Seine‑Maritime : 9.531,7 m² (dont 6.625,7 m² affectés aux archives départementales et 2.906 m² de locaux d'usage commun).

A l'occasion de la délibération du 15 mai 2009, il a été indiqué que la gestion des espaces et équipements d'usage commun nécessiterait la mise en place d'une convention de gestion.

La livraison des lots de volumes acquis par le Département devant intervenir dans le courant du mois d'octobre 2010, il convient d'arrêter les postes de dépenses ayant vocation à relever d'une gestion commune et de définir les modalités administratives et financières de cette gestion.

Les ouvrages, locaux ou équipements d’intérêt commun correspondent aux aires de circulation, halls, locaux techniques, ainsi qu'à l’auditorium et aux espaces d’exposition.

Les différents postes de dépenses en gestion commune sont définis comme suit :

- Gestion des fluides et énergies : abonnements et consommations :

. électricité,

. eau,

. chauffage du bâtiment du R1/R2-P2.

- Maintenance des installations techniques :

. chauffage et climatisation P1 P2 P3,

. entretien électrique,

. contrôle d’accès,

. ascenseurs,

. portes automatiques,

. escalators,

. installation de gestion technique centralisée,

. électricité – éclairage et distribution,

. ventilation,

. incendie–désenfumage.

- Sécurité :

. gardiennage, surveillance, etc.,

. sécurité-incendie et contrôles techniques,

. nettoyage des espaces communs.

- Environnement :

. entretien du clos et du couvert (terrasses, façades, menuiseries, réseaux divers),

. propreté générale des espaces intérieurs communs (dégagements, couloirs, aires de circulation dans tout le bâtiment),

. propreté des espaces extérieurs (dont les bassins),

. propreté des façades du bâtiment.

- Accueil commun

Seront exclus de la gestion commune les ouvrages, locaux et équipements suivants :

- les espaces verts et le parvis,

- les surfaces propres à la Ville de ROUEN, soit 1.363,80 m² environ,

- les surfaces propres au Département de la Seine-Maritime, soit environ 6.625,70 m²,

- les salles de réunion internes à chaque structure et intégrées aux surfaces propres.

Sont également exclus des postes de dépenses en gestion commune :

- l’entretien des espaces verts et du parvis reste à la charge de la Ville de ROUEN,

- la téléphonie,

- les réseaux informatiques (voix, données, images),

- l’accueil des surfaces propres à chaque collectivité,

- la reprographie,

- la maintenance bureautique,

- les aménagements privatifs,

- les assurances,

- le nettoyage des locaux propres,

- l’accueil des locaux propres.

Concernant les modalités financières de participation des deux collectivités aux dépenses relevant de la gestion commune, un accord est intervenu aux conditions suivantes :

- la participation de la Ville aux dépenses relevant de la gestion commune est fixée à 17,07 % du montant global desdites dépenses ; ce pourcentage a été déterminé au prorata des surfaces utilisées en propre par chaque collectivité (locaux archives stricto sensu et bibliothèques),

- les modalités d’utilisation de l’auditorium et de la salle d’exposition par la Ville de ROUEN resteront à définir annuellement, d’un commun accord entre les deux collectivités.

A titre indicatif, il est précisé que le coût de fonctionnement global du pôle culturel Grammont a été évalué à environ 600.000 € T.T.C./an (valeur avril 2009).

Il est précisé également que la gestion des espaces et équipements du pôle culturel Grammont sera assurée par la Ville de ROUEN pendant les deux premières années d'exploitation. Elle sera ensuite assurée par le Département de la Seine-Maritime.

J'ai donc l'honneur, MESDAMES, MESSIEURS, de vous demander de bien vouloir :

1.- autoriser la signature d'une convention définissant les modalités de gestion des espaces et équipements d'usage commun du pôle culturel Grammont (convention ci‑annexée),

2.- préciser que les frais d’établissement de cette convention seront supportés à parts égales par la Ville de ROUEN et le Département,

3.- autoriser Mme le Maire à signer l’acte à intervenir.

Si les conclusions de ce rapport recueillent votre accord, je vous propose d'adopter la délibération ci-jointe.