Délibération 3-2 du Vendredi 20 juin 2003

VILLE DE ROUEN – CONSEIL MUNICIPAL – SEANCE DU 20 JUIN 2003

RAPPORT AU CONSEIL MUNICIPAL

BIBLIOTHEQUE MUNICIPALE ET MEDIATHEQUE

PROGRAMME DE DEVELOPPEMENT INFORMATIQUE ET NUMERIQUE

APPEL D’OFFRES

Demandes de SUBVENTIONS

AUTORISATION

Mme Catherine MORIN-DESAILLY, Adjointe,

présente le rapport suivant :

MESDAMES,

MESSIEURS,

La Ville souhaite mettre en oeuvre un programme ambitieux de modernisation du système informatique de ses bibliothèques, portant à la fois sur le renouvellement du système existant et l’équipement de la future médiathèque.

Une étude de programmation menée par le cabinet Bureau Van Dijk, spécialiste reconnu de ce type de prestation, entre septembre 2002 et mai 2003 a permis de définir avec précision le contour et les caractéristiques du système d’information visé.

Les conclusions de ce programme ont été étudiées avec la Direction de la Logistique, des Télécommunications et de l’Informatique et validées par un comité de pilotage constitué à cet effet et comprenant des représentants de l’Etat (Direction Régionale des Affaires Culturelles, Secrétariat Général pour les Affaires Régionales) et de collectivités territoriales (Région de Haute-Normandie, Département de la Seine-Maritime et Communauté de l'Agglomération Rouennaise).

I.- LE CONTEXTE ET L'EXISTANT

- L’existant

Les bibliothèques de la Ville de ROUEN accusent aujourd’hui un retard technologique important. L’état des liaisons du réseau actuel et l’application utilisée ne permettent ni de garantir un fonctionnement normal durable des services, ni de réaliser les objectifs et projets de la Ville pour son réseau de bibliothèques. L’informatisation de 1994 n’est pas achevée : la bibliothèque du Châtelet est en cours d’informatisation et les fonds de la bibliothèque Villon ne sont que très partiellement informatisés.

Le système actuel est aujourd’hui obsolète dans un secteur qui a connu un fort développement ces dernières années et il ne peut rendre aucun des services que le public est aujourd’hui en droit d’attendre d’une ville comme ROUEN : les accès au multimédia et à l’internet sont inexistants, les fonctionnalités et matériels du système actuel sont en totale inadéquation avec les besoins des équipes, et le système utilisé ne permet pas de valoriser le patrimoine documentaire de la Ville dont la numérisation a désormais commencé depuis 2002.

- Le projet de médiathèque

Par délibération du 8 novembre 2002, la Ville s’est engagée dans un projet de médiathèque centrale, dont les principaux axes seront :

- des collections multimédias couvrant tous les supports (papier, disque compact, CD-Rom, DVD, etc.) et tous les thèmes,

- un important volet de médiation en direction de larges publics (médiation autour du livre et de la lecture, Espaces Culture Multimédia),

- une valorisation forte des collections patrimoniales, scénographiées, numérisées et exposées sous diverses formes (oeuvres originales, artefacts numériques, créations multimédias originales, exploitation pédagogique, etc.).

Ces axes de développement, la localisation de l'équipement (quartier Grammont) et les publics visés dans ce contexte impliquent de concevoir, pour le système d'information, un haut niveau de services et une utilisation aisée par les publics (ergonomie). La mise en oeuvre doit être rapide car les moyens informatiques constituent, pour un projet de cette ampleur, un préalable indispensable à la constitution des collections et des services.

Il est donc indispensable que le programme de réinformatisation soit lancé dès juillet 2003, pour permettre :

- la préfiguration des collections (rétroconversion, acquisitions des collections de la médiathèque, traitement des collections existantes, description et mise en ligne de corpus d'images numérisées),

- la préfiguration des services (offre web, services d'accès distants et personnalisés, services à vocation régionale pouvant, par exemple, porter sur la valorisation de certains corpus patrimoniaux, etc.).

Il doit enfin être conçu et dimensionné afin de répondre aux besoins actuels et prendre en compte la perspective de l'offre de la médiathèque.

- Les objectifs du programme

Il s'agit de disposer d'un système adapté aux besoins et aux attentes du public et permettant la réalisation des différents projets de la bibliothèque dans les prochaines années. Il est prévu que ce système soit en parfaite cohérence avec le schéma informatique de la Ville.

Pour mener à bien ces chantiers, le système doit donc comporter les applications de base suivantes :

- un système intégré de gestion de bibliothèque (S.I.G.B.) complété et renouvelé, permettant, à terme, de proposer un catalogue exhaustif et enrichi (images, tables des matières d'ouvrages, liens hypertextes, etc.),

- un système de gestion d'images numérisées et de publication web, permettant de donner accès aux ressources iconographiques numérisées (documents patrimoniaux),

- un système de partage et d'accès sécurisé à des ressources électroniques sur CD-Rom, DVD-Rom et en ligne,

- un serveur web, proposant un portail de services, avec un accès fédéré aux applications (guichet unique), qui sera également le relais et reflet des actualités et des activités de médiation et d’animations culturelles des bibliothèques (et notamment de la médiathèque centrale),

- des accès internet publics, qui puissent être guidés et sécurisés,

- un ensemble de dispositifs techniques favorisant le libre accès aux informations numériques (bornes, serveurs d'impression, postes de transfert, etc.) et la gestion des accès, des services, des machines et des utilisateurs.

La mise en oeuvre du système va permettre le développement progressif de nouveaux services aux utilisateurs :

- accès au catalogue sur le web (avec possibilité de mise en réseau avec d'autres catalogues de l'agglomération ou de la région),

- accès à des ressources électroniques favorisant la connaissance, l'apprentissage, la consultation de nouvelles formes d'information, la pratique de nouveaux médias et la création numérique,

- mise en oeuvre des Espaces Culture Multimédia, lieux de formation et d’initiation à la création multimédia,

- conception de bases et de dossiers d'images, permettant une découverte des collections iconographiques et une utilisation de ce matériau historique unique comme support pour des actions éducatives.

L’installation de ce système demande, au préalable, le renforcement du réseau des bibliothèques, et notamment des plus éloignées d’entre elles (équipements des Hauts de ROUEN), pour que les liaisons intersites proposées répondent aux besoins des usagers et des bibliothécaires.

Il conviendra de prévoir ultérieurement les budgets complémentaires propres aux déploiements des infrastructures de réseau étendu et plus particulièrement celles nécessaires au raccordement de la médiathèque par fibre optique. Une délibération vous sera donc proposée pour vous demander le vote de ces budgets nécessaires ainsi que l'autorisation de lancer un appel d'offres spécifique de travaux.

Ces composants et services devront être mis en oeuvre entre 2004 et 2007.

Enfin, le nouveau réseau des bibliothèques remis à niveau ainsi que celui de la future médiathèque devront disposer des pré-requis techniques, afin de s'intégrer naturellement dans le réseau général existant de la Ville, de respecter les principes de fonctionnement de réseau unifié standardisé et sécurisé et de bénéficier des services d'exploitation et de supervision assurés par la Direction de la Logistique, des Télécommunications et de l'Informatique.

II.- LA PROCEDURE D'APPEL D'OFFRES

Compte tenu des fonctionnalités attendues, la procédure choisie sera celle d’un appel d’offres restreint sur performances (articles 36, 68 et 69 du Code des Marchés Publics). Pour réaliser ces objectifs, c’est un marché unique à tranche en 6 lots techniques, constitué d'une tranche ferme et d'une tranche conditionnelle, qui sera lancé en deux étapes :

- la tranche ferme couvrira la période 2004 et 2005 et correspondra aux prestations de réinformatisation du réseau actuel ;

- la tranche conditionnelle, prévue en 2007, correspondra aux prestations d'équipement de la médiathèque.

Le choix d’un marché unique garantira la cohérence des choix techniques et donc au final les performances du système d'information visé. Il permettra de plus une meilleure anticipation des besoins techniques de la future médiathèque.

Le budget prévisionnel de ce programme, évalué à 2.670.000 € T.T.C., se présente de la façon suivante :

Il conviendra de prévoir des dépenses en fonctionnement qui concerneront principalement la maintenance du système installé.

Une autorisation de programme intitulée "programme de modernisation informatique" sera créée lors de la décision modificative budgétaire n° 2 du budget en cours. Cette autorisation de programme d’un montant de 2.728.000 € regroupera deux opérations :

- la première, d’un montant de 2.670.000 €, portera sur le programme de développement informatique et numérique qui va faire l’objet d’un appel d’offres sur performances ;

- la seconde, d’un montant de 58.000 €, recouvre les dépenses concernant la mise en conformité informatique du réseau actuel.

Cette opération a pour objectif de procéder aux réactualisations indispensables du système informatique, réactualisations qui doivent être menées obligatoirement avant le lancement du programme global de réinformatisation.

Ce programme de réinformatisation est susceptible de recevoir une aide financière de l’Union Européenne, du ministère de la Culture et de la Communication, de la Région de Haute-Normandie, du Département de la Seine-Maritime, de la Communauté de l'Agglomération Rouennaise, du Groupement d’Intérêt Public du Grand Projet de Ville et de la Caisse des Dépôts et Consignations.

A ce titre, il est demandé que le projet "médiathèque", qui comporte un fort volet lié à la valorisation du patrimoine par les technologies de l’informatique et de la communication, soit inscrit au prochain Contrat d’Agglomération.

J’ai donc l’honneur, MESDAMES, MESSIEURS, de vous prier de bien vouloir :

1.- arrêter le programme et l’enveloppe financière prévisionnelle de l’opération précitée et décider de sa réalisation,

2.- décider la création d’une autorisation de programme "programme de modernisation informatique des bibliothèques" d’un montant de 2.728.000 € et l’inscription des crédits nécessaires aux dépenses afférentes à la maintenance des équipements,

3.- autoriser M. le Maire  à :

- lancer l’appel d’offres restreint sur performances relatif au programme de développement informatique et numérique,

- signer le marché à tranches, ainsi que les avenants en moins-value, ou dépourvus d’incidence financière, ou générant une plus-value inférieure à 5 % du montant du marché initial, dans le respect de l’enveloppe financière prévisionnelle de l’opération,

- solliciter les subventions les plus élevées possibles auprès de l’Union Européenne, du ministère de la Culture et de la Communication, de la Région de Haute-Normandie, du Département de la Seine-Maritime, de la Communauté de l'Agglomération Rouennaise, du Groupement d’Intérêt Public du Grand Projet de Ville et de la Caisse des Dépôts et Consignations,

- signer les éventuelles conventions à intervenir ainsi que les avenants, dans la mesure où ceux-ci ne génèrent pas de charges financières nouvelles pour la Ville.

Si les conclusions de ce rapport recueillent votre accord, je vous propose d’adopter la délibération ci-jointe.